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Kommunikation in der Arbeitswelt von morgen: 4 Prioritäten

Wie Vorreiter der digitalen Transformation die Zukunft planen
 
2020 hat alles verändert. Eine Vielzahl von Unternehmen wurde vor noch nie dagewesene Herausforderungen gestellt. Es mussten kurzfristige Entscheidungen getroffen werden, um Fernarbeit im großen Maßstab zu ermöglichen, virtuellen Service anzubieten und die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.
 
IT-Teams vollbrachten das Unmögliche und stellten über Nacht Tools für die Zusammenarbeit bereit, während Benutzer sich auf das erstbeste Kollaborationstool stürzten – mit dem Ergebnis, dass viele Unternehmen heute vor neuen Problemen stehen:
 
  •  zahlreiche isolierte Besprechungslösungen
  • fehlende Sicherheits- und Datenschutzkontrolle der Lösungen
  • moderne, aber mit älteren Videoinfrastrukturen inkompatible Lösungen
Wie soll es nun in Zukunft weitergehen? Zuerst muss entschieden werden, ob die in der akuten Krise getätigten Investitionen eine langfristige Strategie für die Zusammenarbeit unterstützen. Für Unternehmen bietet sich hiermit eine einmalige Chance. Das zurückliegende Jahr hat zu neuen und veränderten Geschäftsmodellen geführt und die Arbeitswelt verändert, und wir haben entdeckt, wie kreativ und innovativ wir sein können. Unternehmen müssen sich jetzt an die Arbeitswelt der Zukunft anpassen, andernfalls riskieren sie, den Anschluss zu verlieren.
 
Behalten Sie die Zukunft im Blick, wenn Sie auf dringende Bedürfnisse reagieren
 
Laut Frost & Sullivan wird die Anzahl der Mitarbeiter an entfernten Standorten nach der Pandemie 6 Mal höher sein als vor der Pandemie und 30 % der Büromitarbeiter insgesamt ausmachen. Fernarbeit ist kein Luxus mehr, sondern eine Herausforderung für Unternehmen, die konkurrenzfähig bleiben möchten. Darüber hinaus werden mit der Verfügbarkeit von Impfstoffen und der Aufhebung von Reisebeschränkungen hybride Arbeitsmodelle entstehen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Büro und zu Hause erfordern. 
Vor diesem Hintergrund müssen die folgenden vier zentralen Punkte bei der Bewertung von langfristig ausgelegten Besprechungslösungen berücksichtigt werden.
 
Vertrauen in die Digitalisierung

Besseres Kundenerlebnis

Hybride Zusammenarbeit

Agilität

Vertrauen ist in der heutigen digitalen Wirtschaft ein absolutes Muss. Zeigen Sie Kunden und Partnern, dass sie Datenschutzbelange ernst nehmen, indem Sie eine Besprechungslösung verwenden, die ganz auf Sicherheit ausgelegt ist. Nutzen Sie Videokommunikation, um Ihre Interaktion mit Kunden und potenziellen Neukunden natürlicher und menschlicher zu gestalten und dabei Kundenzufriedenheit sowie Markentreue zu steigern. Vereinfachen Sie die Rückkehr ins Büro mit einem nahtlosen, ganzheitlichem Meeting-Erlebnis. Sorgen Sie mit flexiblen Tools, die sich langfristig an ihre sich ändernden Anforderungen anpassen, für Agilität.

 

1. Mit einer sicheren, geschützten Besprechungslösung digitales Vertrauen schaffen
 
Vertrauen ist in der heutigen digitalen Wirtschaft ein absolutes Muss. Gemäß einer kürzlich durchgeführten IDC-Umfrage investieren 63 % der Unternehmen in Cybersicherheit, um digitales Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitern und Partnern zu schaffen.
 
Kunden und Partner möchten mit denjenigen zusammenarbeiten, denen sie vertrauen können. Und dazu zählt auch der Schutz und die Sicherheit der Meeting-Daten. Hierbei kann es sich um Audio- und Videodaten, Chat-Texte aus einem aufgezeichneten Anruf oder Metadaten, wie zum Beispiel IP-Adressen, E-Mail-Adressen oder Unternehmensinformationen, handeln. Der Schutz dieser Informationen ist entscheidend. Der standardmäßige Umgang mit diesen Informationen ist durch Gesetze und Vorschriften (z. B. DSGVO, CCPA, HIPAA) geregelt. Bei der Auswahl der richtigen Lösung ist jedoch eine Risikobewertung wichtig und es sollten Informationen zu den Standards eingeholt werden, die das jeweilige Unternehmen garantiert. 
 
Unternehmen benötigen darüber hinaus eigene Sicherheitsprotokolle für Videokonferenzen. End-to-End-Verschlüsselung, Meeting-IDs und Passwörter für den Beitritt in einen Meeting-Raum sollten bereits vom ersten Tag an Standard sein. 
 
Letztendlich geht es bei Meeting-Sicherheit um Kontrolle, wobei unterschiedliche Bereitstellungsoptionen unterschiedliche Niveaus an Kontrolle bieten. 

  • Public Cloud: Einfach zu implementieren, allerdings müssen Sie nach wie vor wissen, welche Daten Sie bereitstellen, wohin die Daten gehen und was mit den Daten geschieht. 
  • Private Cloud: Unternehmen, die einen Cloud-Anbieter wie Google, Azure oder AWS nutzen, können Rechenleistung in die Cloud verschieben, die Verwaltung des Dienstes erfolgt dabei weiterhin durch eigene Mitarbeiter. Das Unternehmen behält die Kontrolle über die Daten, die Daten werden jedoch an einem anderen Ort gehostet, um das unternehmenseigene Rechenzentrum zu entlasten.
  • Vor Ort: Die ideale Option für Unternehmen, für die eine absolute Datenkontrolle unentbehrlich ist.
  • Verwaltetes HostingBietet die Kontrolle und Sicherheit einer selbst gehosteten Bereitstellung mit der Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit eines gemeinsam genutzten Cloud-Dienstes. 
In diesem Video erfahren Sie, worauf es bei Datenschutz und Sicherheit von Videokonferenzen ankommt:
 

 

2. Mit Videokommunikation für ein besseres Kundenerlebnis sorgen
 
Angesichts neuer und weiterentwickelter Geschäftsmodelle sind Kundenzufriedenheit und Kundentreue wichtiger denn je. Käufer von heute recherchieren zu 81 % online, bevor Sie einen Kauf tätigen, und im Zeitalter schnell verfügbarer Informationen ist das Risiko, dass Kunden abwandern, manchmal nur wenige Klicks entfernt. Unternehmen müssen ihre Strategie für die digitale Interaktion mit Kunden überdenken und ihre Marke „menschlich“ machen, um ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Videokommunikation eignet sich hierfür besonders gut. Verbessern Sie Ihre Interaktion mit Kunden, indem Sie Videokommunikation dort einsetzen, wo Ihre Kunden – und zukünftige Kunden – bereits mit Ihnen interagieren. Die folgenden Beispiele zeigen, wie führende Organisationen diese Strategie bereits umsetzen:

  • Regierungen: Justizbehörden, wie der Gemeinsame Gerichtshof von Aruba, setzen Videolösungen ein, um Gerichtsverfahren aus der Ferne zu führen, was den Reiseaufwand und das Infektionsrisiko reduziert. 
  • Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, wie die australische Gesundheitsbehörde Queensland Health, nutzen Videokommunikation, um klinische Abläufe vom Krankenhaus auf die Versorgung zu Hause auszuweiten. Hierzu wurden beispielsweise Videosprechstunden mithilfe flexibler APIs und Anpassungen in die vorhandenen Arbeitsabläufe integriert. 
  • Einzelhandel: Einkaufszentren verwenden Videokommunikation auf ihren Websites, um eine individuelle Beratung zu ermöglichen und direkt mit dem Kunden zu interagieren.  
  • Finanzwesen: Große Banken bieten Videokioske an, über die Kunden mit Serviceberatern direkt in Kontakt treten und Geschäfte einfacher und bequemer erledigen können. 
 
Gemäß Frost & Sullivan wird erwartet, „dass weltweit 2,7 Milliarden Arbeitnehmer mit direktem Kundenkontakt von Technologieinnovationen profitieren werden, die auf Mobilität ausgerichtet und speziell auf die jeweiligen Arbeitsabläufe zugeschnitten sind“. Indem Sie Ihre Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt mit vertikalspezifischen Tools für die Videokommunikation ausrüsten, vereinfachen und optimieren Sie deren Arbeitsabläufe und sorgen gleichzeitig für ein Kundenerlebnis, das nicht nur persönlicher, sondern auch interaktiver ist. 
 
3. Mitarbeiter auf einen hybriden Arbeitsplatz vorbereiten
 
Die Rückkehr ins Büro wird für Arbeitnehmer, ihre Familien und Arbeitgeber eine große Umstellung werden. Und auch die Büros werden 2021 nicht mehr dieselben sein. So hat Irwin Lazar, President und Chefanalyst bei Metrigy, beispielsweise erläutert, wie Büros sich verändern werden, um räumliche Distanzierung zu ermöglichen, Kontaktflächen zu reduzieren und anwesende Personen zu zählen, und wie die virtuelle Zusammenarbeit auch in Zukunft einen großen Teil dazu beitragen wird, dass wir alle miteinander in Verbindung bleiben. Homeoffice-Mitarbeiter sollten dabei unterstützt werden, ihre Arbeitsumgebung zu Hause so zu optimieren, dass ein produktives und konzentriertes Arbeiten möglich ist. Sehen Sie sich die folgenden Videos an, um mehr über bewährte Vorgehensweisen bezüglich Ton, Beleuchtung, Hintergrund und vieles mehr zu erfahren.

Nach mehr als einem Jahr zu Hause, geprägt von Ungewissheit und Belastungen, liegt es an den Unternehmen, die Rückkehr ins Büro so sicher und nahtlos wie möglich zu gestalten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei:
 
  • Sorgen Sie für Konnektivität, unabhängig von Gerät und Plattform: Unternehmen nutzen nicht nur unterschiedliche Tools für die interne Zusammenarbeit, sondern müssen auch mit externen Organisationen kommunizieren können, die wiederum andere Meeting-Plattformen verwenden. Interoperabilität ermöglicht die Nutzung unterschiedlicher Meeting-Plattformen und Geräte, sodass alle Beteiligten am selben Meeting teilnehmen können. 
  • Statten Sie Besprechungsräume mit einer Videolösung aus, um Gespräche natürlicher und interaktiver zu gestalten: Videos nehmen bereits heute viel Platz in unserem Alltag ein, nicht nur für die Arbeit, sondern auch für virtuelle Happy Hours, Fitnesskurse, Geburtstagsfeiern und vieles mehr. Stellen Sie sicher, das Ihr Büro für die Durchführung von Videokonferenzen ausgestattet ist, um diese Entwicklung auch in Ihrem Büro zu nutzen.
  • Schaffen Sie eine sichere Umgebung mit Optionen für den kontaktlosen Meeting-Beitritt: Büroabläufe sollten zum Schutz der Gesundheit und des Wohlbefindens Ihrer Mitarbeiter so kontaktlos wie möglich gestaltet werden. Für die einfache Teilnahme an Meetings können beispielsweise Optionen für die Teilnahme mit nur einer Berührung (One-Touch Join) oder QR-Codes verwendet werden. 
  • Reduzieren Sie Müdigkeit mit intelligenten Kollaborationstools: Geben Sie sich nicht mit schlechter, nervenaufreibender Audioqualität zufrieden und auch nicht mit Bildschirmen, auf denen keine Gesichter, sondern nur leere Kästchen zu sehen sind. Moderne KI-gestützte Meetings bieten eine natürlichere, interaktivere Erfahrung, um Benutzern zu voller Leistung zu verhelfen. 
  • Fördern Sie die Nutzung von Microsoft Teams und Google Meet: Diese Tools haben Millionen neue Benutzer gewonnen, als Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt wurden. Schließen Sie die Lücke zwischen diesen modernen Lösungen und älteren Videolösungen mithilfe von Interoperabilität, um allen Mitarbeitern die Teilnahme an Besprechungen zu ermöglichen, unabhängig davon, von wo sie arbeiten.
Sie fragen sich, wie Sie Microsoft Teams in Ihren hybriden Arbeitsplatz integrieren können? Sehen Sie sich das folgende Video mit UC Today-Redakteur Rob Scott und Andrew Reitter von Pexip an, um mehr zu erfahren:
 
 
Mit der richtigen Planung können Unternehmen die Ungleichheiten zwischen Homeoffice- und Büromitarbeitern überwinden und so allen Mitarbeitern zum Erfolg verhelfen. 
 
4. Technologie zukunftsfähig machen, um langfristig flexibel und erfolgreich zu sein
 
Das vergangene Jahr war nicht nur von enormen Herausforderungen geprägt, sondern auch von einer Beschleunigung des Innovationsprozesses. Satya Nadello, CEO bei Microsoft, hat es folgendermaßen zusammengefasst: „Wir haben in zwei Monaten so viel Innovationskraft beobachtet wie sonst in zwei Jahren.“ Unternehmen haben neue Richtungen eingeschlagen, Neues geschaffen und gezeigt, was möglich ist. Unternehmen, die sich diese Dynamik zu eigen machen, werden erfolgreich in die Zukunft starten.

Doch so lange die Zeit der Ungewissheit noch anhält, müssen führende Unternehmen ihre Agilität unter Beweis stellen und sich für Technologien entscheiden, die sich langfristig an ihre Anforderungen anpassen. Dabei sollten unter anderem die folgenden Bereiche berücksichtigt werden:

  • Nutzung von APIs und Optionen für die Anpassung: Anstatt sich auf einen einzigen, geschlossenen Anbieter festzulegen, nutzen Sie Optionen, die sich an die wechselnden Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter anpassen lassen.
  • Überbrückung älterer und moderner Lösungen: Sollte eine komplette Neulösung nicht in Frage kommen, versuchen Sie, die Lücke zwischen den alten und neuen Kollaborationstools zu schließen. Wenn Sie beispielsweise bereits ein Videokonferenzsystem von Cisco oder Poly verwenden, überlegen Sie, wie Sie das vorhandene System für die Teilnahme an Besprechungen nutzen können, die auf Microsoft Teams oder Google Meet gehostet werden, ohne auf bekannte Arbeitsabläufe verzichten zu müssen.
  • Flexible Bereitstellungsoptionen: Erfüllt Ihre derzeitige Lösung Ihre aktuellen und langfristigen, strategischen Anforderungen im Hinblick auf Sicherheit, Verwaltung und Kontrolle? Haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Ihre Daten in Ihrem eigenen Tempo in die Cloud zu verlagern, ohne die Kontrolle über Ihre Daten abzugeben? Vielleicht wäre ein Wechsel von einem OpEx- zu einem CapEx-Investitionsmodell vorteilhaft? Erfahren Sie, wie Sie mit flexiblen Bereitstellungsoptionen Ihre Anpassungsfähigkeit verbessern.
Unternehmen, für die eine absolute Datenkontrolle unverzichtbar ist, die aber dennoch von der Einfachheit eines Cloud-Dienstmodells profitieren möchten, sind bei Pexip genau richtig. Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Private Cloud von Pexip für Datenhoheit sorgt und gleichzeitig die Kosten und Komplexität der Serververwaltung reduziert:
 

 

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Meetinglösung neu zu bewerten und zu ermitteln, ob sie Ihre Anforderungen erfüllt – heute und morgen. McKinsey & Company schreibt: „Krisen sind für den Innovationsprozess wie Adrenalin – sie sorgen dafür, dass jahrelange Hürden sich innerhalb von Tagen in Luft auflösen.“ Nutzen Sie den Augenblick, schaffen Sie eine robustere Zukunft und führen Sie Ihr Unternehmen im nächsten Schritt zum Erfolg. 
 
In diesem Bericht von Frost and Sullivan, in dem Pexip zu den Wachstums- und Innovationsführer der Branche gezählt wird, erfahren Sie mehr über Pexip und darüber, wie wir führende Unternehmen, Regierungen und Gesundheitseinrichtungen dabei unterstützen, sich an die sich wandelnden Arbeitsbedingungen anzupassen. Klicken Sie auf das folgende Bild, um ein kostenloses Exemplar des Berichts zu lesen:
 

Lindsey Baine
Lindsey Baine
Als Director of Marketing for the Americas unterstützt Lindsey IT- und Teamleiter bei der Bewältigung der Herausforderungen im Bereich der Zusammenarbeit, indem Sie die Möglichkeiten von Pexip aufzeigt und die richtigen Ressourcen bereitstellt.

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