Gekommen um zu bleiben: Videokommunikation in großen Unternehmen

Hybride Meetings, neue Anwendungsfälle

– Videokommunikation zukunftsfähig gestalten

Die Autorin des Blogartikels: Nicola Hauptmann, IT Journalistin für Wordfinder PR

Videomeetings werden wohl auch nach dem Ende der Homeoffice-Pflicht die Kommunikation in den Unternehmen prägen. Zeit- und Kostenreduzierung sind dabei offensichtliche, aber nicht die einzigen Vorteile der Online-Formate – Welche Chancen die Videokommunikation darüber hinaus bietet und worauf es speziell in hybriden Meetings ankommt.

Büroarbeit nach der Pandemie: Wieviel Präsenz ist nötig, wieviel Flexibilität möglich? Wenn Unternehmen derzeit ihre Regelungen zu Home-Office und Anwesenheitszeiten neu definieren, fließt auch ihre über zweijährige Erfahrung mit Online-Meetings ein. Videomeetings ermöglichten die Teamarbeit auch unter Lockdown-Bedingungen, bildeten die Brücke zu Kunden und Geschäftspartnern; mit kreativen Formaten wie virtuellen Weihnachtsfeiern oder Spieleabenden ließ sich sogar der Teamzusammenhalt stärken.

Die Erleichterung darüber, dass Treffen in Präsenz wieder möglich sind, zeigt: Virtuelle Meetings können echte Begegnungen nicht vollständig ersetzen. Als geografisch flexible, zeitsparende und kostengünstige Alternative werden sie aber in vielen Fällen das Mittel der Wahl bleiben.

Videokommunikation hat aber darüber hinaus das Potenzial, Kommunikation und Kollaboration zu erweitern und zu bereichern: Wenn räumliche Anwesenheit nicht mehr determinierend ist, eröffnen sich neue Möglichkeiten der Arbeitsorganisation, sowohl bei der Betreuung von Kunden als auch in der internen Zusammenarbeit. So könnten etwa Experten für komplexe technische Lösungen oder Finanzdienstleistungen per Videoschaltung standortübergreifend in Kundengesprächen unterstützen. Im Handel könnte das Aufgabengebiet der Fachberater um Online-Konsultationen erweitert werden.

Videomeetings: Effizienzvorteile, erweiterte Funktionen, Sichtbarkeit

In Kombination mit Kollaborationsfunktionen wie der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten bieten virtuelle Meetings einen Effizienzvorteil, weil sie sich ohne Medienbrüche in die Arbeitsprozesse einfügen. Auch methodisch lässt sich bei virtuellen Meetings aus dem Vollen schöpfen: Präsenzmeetings mit Mitarbeitern verschiedener Standorte, die sonst aufwändig zu organisieren und oft auch allein durch die verfügbaren Räume schon limitiert sind, lassen sich online mit wenigen Klicks starten.

• Über Chatfunktionen können Interessenten während einer Präsentation oder Schulung auch gleichzeitig ihre Fragen eingeben.
• Eine besondere Hilfe sind die Aufzeichnungs- und Dokumentationsmöglichkeiten – in der Projektarbeit, aber zum Beispiel auch auch in der Kundenberatung der Finanzdienstleister, wo Gesprächsdokumentationen gesetzlich vorgeschrieben sind.

Thomas Nicolaus, Managing Director DACH beim Videokommunikationsanbieter Pexip, fasst die Erfahrungen zusammen: „Während der Corona-Pandemie haben Teams erlebt, dass sie in virtuellen Meetings häufig besser und effizienter zusammenarbeiten, auch Dokumente sehr einfach teilen und besprechen können“. Er beobachtet zudem einen weiteren, psychologischen Aspekt: Aus der virtuellen Distanz heraus fällt es auch zurückhaltenden Teilnehmern oft leichter, sich mit ihren Ideen einzubringen. Online-Meetings mit ihrer unkomplizierten Bildschirmteilung bieten auch stilleren, aber sehr gut vorbereiteten Teammitgliedern eine geeignete Präsentationsform. So lassen sich in Videomeetings zusätzliche wertvolle Beiträge erfassen, die in Präsenzmeetings manchmal verloren gehen.

Status Quo der Videokommunikation in den Unternehmen

Inwieweit werden Videomeetings im Unternehmensalltag genutzt und wo liegen die Herausforderungen? Dazu hat Pexip Ende 2021 eine Studie zum Stand der Videokommunikation in großen Unternehmen durchgeführt. Die Umfrage unter Führungskräften und Managern größerer Unternehmen aus 11 Ländern in Europa, Nordamerika und Australien bestätigt: Videokommunikation ist in den Unternehmen angekommen. 71 Prozent der Befragten gaben an, Videokonferenzen täglich zu nutzen; 91 Prozent bewerten ihre Erfahrungen mit der Videokommunikation als positiv.

Die Rolle der IT-Security

IT-Sicherheit hat dabei einen besonderen Stellenwert. Länder- und branchenübergreifend sahen 68 Prozent der Studienteilnehmer Sicherheit und Datenschutz als entscheidende Faktoren. „In Deutschland ist das Sicherheitsdenken aber noch stärker ausgeprägt, auch außerhalb der regulierten Branchen“, berichtet Nicolaus. Gerade bezüglich Datenschutz werden gerne auch europäische Lösungen eingesetzt. Das zeige sich in der Wahl der Hosting-Option: „Kunden entscheiden sich hier weit häufiger für unsere Self-Hosting-Lösungen, weil Ihnen die Kontrolle über die eigenen Daten sehr wichtig ist.“

Hybride Meetings werden die Regel sein

Wie zufrieden Unternehmen mit ihrer Videokommunikation sind, hängt aber auch davon ab, ob die eingesetzte Lösung den neuen Anforderungen der hybriden Arbeitswelt genügt. Denn auch wenn sich die Homeoffice-Regeln der einzelnen Unternehmen stark unterscheiden, ohne Remote-Option haben Arbeitgeber gerade beim Fachkräftenachwuchs eher schlechte Karten. „Im besten Fall können die Mitarbeitenden ihren Arbeitsort entsprechend der jeweiligen Aufgabe frei wählen und dort arbeiten, wo sie am produktivsten sind“, meint Nicolaus. Hybrides Arbeiten wird also das neue „Normal“. Gemischte Meetings, bei denen einige Teammitglieder im Meetingraum vor Ort sind, während sich andere aus dem Homeoffice einwählen, werden dann zur Regel.

Interoperabilität als Grundbedingung

Aus technischer Sicht bedeutet das: Videokonferenzen per Raumsystem, wie sie vor der Corona-Pandemie typisch waren, werden erweitert durch Zuschaltung mehrerer mobiler Teilnehmer. Dabei sind ganz unterschiedliche Konferenzraumsysteme, Videoplattformen und mobile Devices zu verknüpfen. Interoperabilität ist also eine Grundanforderung an eine Videokollaborationslösung für hybride Meetings. Darauf basierend sind die weiteren Anforderungen nach leichter Bedienbarkeit und einfacher Einwahl umzusetzen.

Die Herausforderung: Gleichwertige Teilnahme, ob Remote oder vor Ort

Die Herausforderung speziell bei hybriden Meetings besteht darin, eine gleichwertige Teilnahme aller Teammitglieder zu gewährleisten. Alle Teilnehmenden, ob vor Ort oder im Homeoffice, sollten die gleichen Chancen haben, im Meeting gesehen zu werden und ihre Ideen einzubringen. Dafür sind zum einen technische Lösungen gefragt. Bereits die Bildgröße ist entscheidend dafür, ob Remote-Teilnehmer adäquat wahrgenommen werden oder buchstäblich übersehen werden. „Mit einer entsprechenden Bildgröße ist es fast so, als würden sie mit am Tisch sitzen“, verdeutlicht Nicolaus. Für die zugeschalteten Teilnehmer wiederum kann es mitunter schwierig zu verfolgen sein, wer innerhalb einer Gruppe im Besprechungsraum gerade spricht. Hier helfen automatisierte Zoomfunktionen und die KI-gesteuerte Auswahl und Gruppierung der Bildausschnitte.

Zum anderen braucht es aber auch eine entsprechende Meetingkultur: Pünktlichkeit, Stummschalten des Mikrofons während einer Präsentation, aber auch die uneingeschränkte Konzentration auf das Meeting gehören dazu. Virtuelle und hybride Meetings erfordern zudem eine gründlichere Vorbereitung mit genauer Agenda und Planung der einzelnen Beiträge, wie Thomas Nicolaus anmerkt.

Fazit

Videokommunikation ist in den großen Unternehmen etabliert und wird mehrheitlich positiv erlebt. Entscheidend für diese Wahrnehmung und Bewertung sind Sicherheit, Interoperabilität und einfache Bedienbarkeit der Plattformlösung sowie die Anpassung an hybride Meetingformate. Videotechnologie erweitert nicht nur die Möglichkeiten der unternehmensinternen Zusammenarbeit, sondern ist auch Enabler für neue Anwendungsfälle in der Kundenberatung oder Projektarbeit.

Die Autorin des Blogartikels: Nicola Hauptmann, IT Journalistin für Wordfinder PR