Virtuelle Behördengänge schnell, sicher und datenschutzkonform umsetzen

Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors soll Behördengänge insgesamt vereinfachen und wird von Gesetzesinitiativen, wie dem Online-Zugangsgesetz, vorangetrieben. Dabei beziehen sich die aktuellen Digitalisierungsvorhaben nicht nur auf die großen Behörden auf Bundesebene, wo eine Vielzahl an Anträgen erfasst und bearbeitet werden müssen, sondern vor allem Kommunalverwaltungen wie Städte oder Ortsteile profitieren nachhaltig vom digitalen Optimierungspotential. Spätestens durch breit gestreute Digitalisierungsangebote durch die Corona-Pandemie ist bei den Bürgern ebenfalls die Erwartung gestiegen, wichtige behördliche Angelegenheiten per Video-Call klären zu können. 

Videoberatung ist die optimale Chance für mehr Bürgernähe

Um diese Anliegen besser verstehen und abbilden zu können, stellen sich immer mehr Kommunen und öffentliche Institutionen folgender Frage: Wie können Bürger auch bei komplexeren Themen vollständig digital unterstützt werden? Bedingt durch bestehende bürokratische Hürden sind sich Bürger beim Ausfüllen der Anträge oftmals unsicher und wünschen sich eine persönliche Beratung und die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen.

Per Videoberatung können Anträge geteilt und von Ämtern und Bürgerbüros Unterstützung beim Ausfüllen geleistet werden. Ebenso steht zum Bürger „ein persönlicherer Draht“. Durch die Videounterhaltung kann durch den direkten Augenkontakt und Wahrnehmung der Mimik des Gegenübers eine persönlichere Kommunikation, ein besseres Verständnis und damit letztendlich auch auf digitalem Wege mehr Bürgernähe ermöglicht werden.

So könnten beispielsweise folgende Anliegen per Videomeeting geklärt werden:

• Ummeldungen der Wohnanschrift bei der Gemeinde
• Beratung zu Jobangeboten der Bundesagentur für Arbeit
• Fragen zu steuerlichen Formularen bei den zuständigen Finanzämtern
• Anfragen zu Urkunden
• Legitimierung zu bestimmten Vorgängen
  

Voraussetzungen für eine datenschutzkonforme Videokommunikation 

Bedingung für eine benutzerfreundliche und einfache Terminbuchung und Teilnahme am Videocall ist lediglich die Kompatibilität zwischenverschiedenen Devices und heterogenen Technologien, die von den Bürgern genutzt werden. Auch die Integration der Technologie in die verwendeten Systeme der Behördenmitarbeiter sollte mitsamt der Einwahl in die entsprechenden Videobesprechungen sowohl per Laptop als auch per Videokonferenzraumsystem einfach und sicher möglich sein.

Zusätzlich wichtig bei der Umsetzung digitaler Bürgerdienste sind neben der verlässlich funktionierenden Technik auch eine hohe IT-Sicherheit. Dazu zählt auch die Gewährleistung von sämtlichen Datenschutzaspekten, die während des Austauschs per Videotelefonie das Gespräch und vor allem die besprochenen Inhalte betreffen. Auf Behördenseite lassen sich mit der sicheren Integration von Videokommunikation neben Kosten auch langfristig Arbeitszeiten einsparen und Prozesse verschlanken. Die Digitalisierung schafft somit mehr Hoffnung statt Bedenken und ist mittlerweile in öffentlichen Einrichtungen eines der wichtigsten Themen. 

IT-Sicherheit und Datensouveränität stehen im Fokus

Zu beachten für die IT-Fachleute im öffentlichen Sektor sind neben der Benutzerfreundlichkeit und Integrierbarkeit der eingesetzten Technologien auch die Themen IT Sicherheit und Datenschutz. Gerade, wenn bei bestimmten Anliegen persönliche und mitunter auch sensible Daten der Bürger verarbeitet werden: Der Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzvorgaben, wie zum Beispiel der DSGVO, ist nicht verzichtbar. Vor allem nach Verabschiedung des US Cloud Acts zum Zugriff amerikanischer Behörden auf gespeicherte Daten im Internet, spielt die Anforderung deutscher Behörden nach Datensouveränität eine noch bedeutendere Rolle.

Der Anspruch an eine sichere Videokommunikation verfolgt vor allem das Ziel, eine vollständige Datenkontrolle zu gewährleisten. Selbst bereitgestellte Speicherlösungen sind für viele Ämter und Städte daher die optimale Lösung: In einer Self-hosted bzw. On Premise Lösung erfolgt die Datenspeicherung so im eigenen Rechenzentrum oder dem Rechenzentrum des IT-Landesrechenzentrums bzw. kommunalen IT-Dienstleisters.

Sichere Video-Calls mit Pexip

Ob Bürgerservices, telemedezinische Videokonferenzen oder virtuelle Gerichtsprozesse: Videokommunikationsanbieter wie Pexip erfüllen sowohl die Voraussetzung der einfachen Integrierbarkeit als auch die der Benutzerfreundlichkeit sowie der Datensouveränität. So lassen sich mit hochmodernen Tools von Behörden die Interaktion mit den Bürgern modernisieren, skalieren und individualisieren. Zudem ist bei Pexip Sicherheit ‚nicht nur ein Feature‘, sondern steht im Zentrum allen Handeln und Tuns. 

Dank ihrer agnostischen Infrastruktur lässt sich die Pexip Plattform auf die Einhaltung der strengsten Datenschutzvorgaben gezielt anpassen. So kann zu jeder Zeit eine vollständige Datenkontrolle gewährleistet werden. Damit lassen sich nicht nur Regeln zu den bestimmten Sicherheitslevels unterschiedlicher Besprechungstypen (externe Bürgerberatung, interne Kommunikation, klassifizierte Meetings für hochsensible Themen) definieren, sondern ebenso Sicherheitsaspekte zu den jeweiligen Kategorien können softwarebasiert gemappt und umgesetzt werden. Die Bereitstellung der Plattform kann dabei sowohl in euer europäischen oder deutschen Cloud oder on premise bereitgestellt werden. 

Aus diesem Grund  verlassen sich  Regierungen, Organisationen im Bereich der Verteidigung, im Gesundheits- und Bildungsbereich sowie im Rechtswesen weltweit auf die Expertise von Pexip.

Fazit

Videoberatung im öffentlichen Sektor ist ein wichtiges Bürgerbedürfnis. Sachverhalte können schnell und sicher geklärt werden, ohne dass der Gang zur Behörde und die damit verbundene logistische Maßnahme notwendig wären. Eine sichere, stabile und datenschutzkonforme Verbindung moderner Videotechnologie ist dafür die wichtigste Grundvoraussetzung. Eine qualifizierte digitale Beratung durch die Behördenmitarbeiter schafft auf diesem Wege eine hohe Bürgerzufriedenheit und vereinfacht sämtliche Prozesse, die in der Interaktion zwischen Bürgern und Behörden bestehen.