Come ottimizzare la collaborazione interna nelle organizzazioni finanziarie

Da tempo ormai, per molte grandi istituzioni finanziare trovare modi di comunicare con persone in aree geografiche diverse è parte della routine quotidiana. Le banche e altre organizzazioni finanziarie spesso hanno filiali e uffici in più città, talvolta persino con fusi orari differenti. In passato, per incontrarsi, i colleghi ricorrevano al pendolarismo o ai viaggi di lavoro, ma in tempi più recenti le teleconferenze e le tecnologie digitali hanno reso la collaborazione da remoto molto più efficiente. Tuttavia, questi flussi di comunicazione sono ancora lacunosi e impegnativi sia per i dirigenti che per i dipendenti.

L'anno scorso ha comportato cambiamenti trasversali nel nostro modo di pensare alla comunicazione da remoto con i colleghi e, come quasi tutti gli altri settori, anche quello finanziario si è dovuto adeguare alle nuove interazioni sul lavoro dovute all'emergenza del Covid-19. Mentre la pandemia obbligava le persone a lavorare da casa, la digitalizzazione ha subito una forte accelerazione, con un proliferare di strumenti per la collaborazione senza precedenti. In particolare, le videoconferenze sono diventate un elemento cruciale per il reparto IT di tutte le organizzazioni più grandi, e anche banche locali e servizi finanziari più piccoli hanno scoperto quanto tempo e denaro possono risparmiare con le riunioni video, con un forte aumento di produttività ed efficienza. 

Man mano che ci avviciniamo al futuro del lavoro, post-pandemia, dobbiamo chiederci: come sarà la collaborazione interna nelle organizzazioni finanziarie? Che cosa devono fare i dirigenti per implementare una strategia di comunicazione e una soluzione per videoconferenze che consentano al personale di svolgere al meglio il proprio lavoro?

Pexip FSI Ease of Use_Final

 

La flessibilità delle riunioni video favorisce la produttività 

Man mano che si torna a lavorare in ufficio, le aziende stanno adottando approcci diversi, per consentire ad alcuni dipendenti di continuare a lavorare da casa. Dopo tutto, l'ultimo anno ha dimostrato che online possiamo fare molto più di ciò che immaginavamo, e le principali organizzazioni finanziarie stanno annunciando la chiusura di filiali e l'adozione di modelli di lavoro più flessibili. Ecco alcuni dei motivi: 

  1. Costi inferiori. Mantenere una filiale costa Secondo McKinsey, per alcune banche queste spese ammontano alla metà dei loro costi operativi. Prima della pandemia, molte banche commerciali stavano già riflettendo sui costi immobiliari associati alle filiali più grandi e cercavano un modo per raggiungere i clienti direttamente nelle loro case. Alcune organizzazioni finanziarie che hanno chiuso delle sedi o ridotto il personale e gli orari di apertura ricorrono ora alle riunioni video per mantenere le comunicazioni interne e i contatti con i clienti, con un risparmio sui costi operativi delle sedi fisiche. Infine, oltre a queste spese fisse, con le riunioni video si riduce o sparisce la necessità dei viaggi di lavoro e i notevoli costi a essi associati.

  2. Risparmio di tempo. Le riunioni video fanno anche risparmiare tempo e riducono o eliminano l'esigenza del pendolarismo per i dipendenti delle banche. Presso alcuni dei clienti di Pexip, gli esperti di prodotto gestiscono aree geografiche molto ampie e assistono clienti che fanno capo a 5-10 filiali diverse. Prima, questo comportava molte ore di viaggio ogni giorno, ma poi sono arrivate le videoconferenze. I mercati cambiano rapidamente e — soprattutto per chi lavora in più fusi orari con partner e colleghi in tutto il mondo — quando non è più necessario viaggiare e fare i pendolari, si risparmiano non solo ore ma addirittura giorni, con una conseguente accelerazione di processi decisionali, chiusura degli accordi ed entrate. Usare il video nelle interazioni quotidiane consente di comunicare più velocemente e con un numero maggiore di clienti esistenti e potenziali.

  3. Semplificazione dei flussi di lavoro tra personale e clienti. Grazie al video, le organizzazioni possono ampliare il raggio d'azione dei propri talenti interni per offrire ai clienti un'esperienza migliore, ovunque nel mondo. Ci sono situazioni in cui il percorso del cliente richiede passaggi di consegne tra colleghi a seconda della specializzazione, dell'anzianità di servizio o delle competenze di ciascuno, e le riunioni video semplificano questo processo. I dipendenti che ricoprono ruoli chiave, come chi conosce a fondo una linea di prodotto o ha intrecciato un solido rapporto con determinati clienti, possono mettersi a disposizione di più filiali alla volta, rendendo l'attività lavorativa più efficiente e migliorando al contempo l'esperienza cliente. Secondo Andy Masters, partner presso Deloitte, "i clienti sono il fattore di trasformazione principale nell'era dell'immediatezza, del cambiamento continuo e della sovrabbondanza di scelte. Rimane da chiedersi cosa devono fare le banche per distinguersi e restare al passo coi tempi." 

  4. Reclutamento e onboarding. Nel settore dei servizi finanziari, ma anche in tutti gli altri, la ricerca di nuovi talenti è un processo continuo e costante, che richiede una comunicazione mirata. Il video può essere un potente strumento per il team delle Risorse umane, a cui permette di trovare, assumere e gestire i rapporti con i dipendenti senza la necessità di vedersi di persona. Inoltre, usare strumenti video per la selezione del personale consente di accedere a un pool di talenti più ampio e assumere i migliori al mondo, a prescindere da dove si trovano. Raggiungere una forza lavoro più ampia e diversificata può costituire un vantaggio per l'azienda in termini di crescita e innovazione. La possibilità di lavorare da remoto può anche favorire la capacità dei dipendenti di adattarsi alla cultura aziendale e facilitare l'acquisizione, l'inserimento e il supporto di un team composto dai migliori e più diversi talenti per ciascun reparto o filiale. Gli strumenti video svolgono un ruolo importante anche nella formazione, nei processi di onboarding e nel coinvolgimento dei dipendenti a prescindere da dove lavorano.

  5. Flessibilità per il personale. Un ambiente di lavoro più flessibile rende le aziende più appetibili per un pool di talenti più ampio, riducendo inoltre il ricambio. Una banca cliente di Pexip ha registrato un aumento della percentuale di mantenimento del personale grazie all'introduzione di soluzioni video ottimizzate. I dipendenti tendevano a rimanere presso questa banca per circa 18 mesi. Quando ai più esperti di loro hanno offerto la possibilità di partecipare a riunioni online, la percentuale di ricambio media è notevolmente diminuita, con una permanenza del personale di circa 36 mesi. Un minore ricambio del personale può portare a una riduzione dei costi di onboarding e formazione, senza contare che i dipendenti con più esperienza sono spesso fonte di entrate superiori.

Le videoconferenze sono e continueranno a essere un elemento cruciale della strategia di comunicazione e collaborazione, sia per le aziende che intendono passare a un modello di lavoro ibrido sia per chi cerca modi migliori di comunicare (e di ridurre gli spostamenti) tra filiali e uffici lontani tra loro. Tuttavia, dare ai dipendenti la possibilità di riunirsi virtualmente non basta: bisogna sviluppare e implementare una soluzione che semplifichi in tutto e per tutto l'accesso e la partecipazione a tutte le riunioni video. 

Dipendente del settore finanziario in videoconferenza

Interoperabilità e facilità di accesso: elementi fondamentali per la produttività nelle riunioni video

Per molte aziende, la pandemia ha comportato un passaggio brusco alle videoconferenze e a nuovi strumenti di collaborazione. Ciò a volte si è rivelato utile, ma ha anche creato alcune difficoltà. Molti dei software per le riunioni video acquistati in fretta e furia durante la pandemia erano solo rimedi provvisori, che in molti casi non rispettano gli standard di sicurezza e riservatezza dei dati. Alcune organizzazioni si sono ritrovate a usare fino a tre soluzioni video diverse, cosa che ha complicato e reso frustranti i flussi di lavoro per molti utenti e ha aumentato lo spreco di tempo ed energie per far funzionare il software. In questo modo, inoltre, il personale non poteva concentrarsi sulle conversazioni e sulle attività, e si creavano potenziali rischi anche per le riunioni più importanti, come presentazioni di vendita e incontri con investitori. 

Il segreto di un sistema di videoconferenze aziendale efficiente, produttivo e senza stress è l'interoperabilità. una funzione essenziale che permette a strumenti per riunioni video diversi di funzionare armonicamente tra loro, il che è fondamentale per la produttività delle riunioni virtuali. Le soluzioni per l'interoperabilità di Pexip forniscono un "gateway" che connette diversi servizi video e hardware tra loro, semplificando l'accesso per il team da qualunque posizione e tramite qualsiasi servizio di riunioni video, compresi Microsoft Teams, Google Meet e altri. 

Insieme all'accesso in un tocco, ciò consente ai dipendenti di unirsi rapidamente a riunioni interne ed esterne e di partecipare da qualunque dispositivo o browser, sia per chi usa l'attrezzatura per videoconferenze della sala riunioni aziendale sia per chi si connette dal proprio laptop sul tavolo in cucina. Pexip offre inoltre opzioni di accesso contactless alle riunioni tramite la scansione di un codice QR, che nel mondo post-pandemia sarà una funzionalità utilissima per rispettare le norme sanitarie e di sicurezza. 

La scelta di una soluzione dotata di interoperabilità contribuisce anche a semplificare il rientro in ufficio e a risparmiare sugli investimenti approfittando delle attrezzature per videoconferenze esistenti. Se in ufficio c'è già una sala conferenze attrezzata, Pexip consente di continuare a utilizzarla per partecipare alle riunioni tramite servizi di software video riadattati. Ciò significa che non è necessario acquistare o installare nuovi strumenti e il personale può riprendere il lavoro esattamente da dove l'aveva lasciato. La nostra soluzione on-premise (self-hosted) Pexip Infinity permette inoltre di connettere i dispositivi esistenti della rete aziendale che non supportano la crittografia a dispositivi esterni che invece la supportano, offrendo così un'esperienza durante le riunioni sicura e senza intoppi.

 


 

Videoconferenze APG

Case study: APG

APG, un'azienda con sede nei Paesi Bassi, è il provider di servizi pensionistici più grande in Europa. APG ha circa 3000 dipendenti che lavorano nei Paesi Bassi, a Hong Kong e New York. All'inizio della pandemia di Covid-19 nel 2020, l'80% dei dipendenti di APG ha cominciato a lavorare da casa. Avevano bisogno di un sistema in grado di integrare hardware Cisco, Microsoft Teams e sale conferenze virtuali in un'unica soluzione. Poiché APG opera nel settore finanziario a livello europeo, la nuova soluzione avrebbe dovuto soddisfare rigidi requisiti normativi in termini di protezione dei dati.

Grazie alla piattaforma self-hosted Pexip Infinity, APG ha potuto continuare a utilizzare Microsoft Teams e i dispositivi Cisco esistenti per organizzare riunioni virtuali fluide e sicure, migliorando inoltre l'esperienza, la connettività e l'efficienza di tutti i dipendenti in ufficio, da remoto e oltreoceano. Allo stesso tempo, la soluzione ha garantito la conformità normativa senza compromettere l'esperienza utente.

"L'interoperabilità di Pexip con Teams e Cisco ha soddisfatto le nostre esigenze meglio di altre potenziali soluzioni. Inoltre, abbiamo apprezzato che le potenti funzionalità di connessione e gli strumenti di compliance fossero inclusi nel servizio, perché in questo modo abbiamo potuto utilizzare un'unica piattaforma sicura per tutte le riunioni virtuali." — Patrick de Klerk, System Engineer di APG, il più grande provider di servizi pensionistici nei Paesi Bassi e in Europa

Leggi il case study completo qui

 


 

Alcuni suggerimenti per favorire l'adozione tra i dipendenti e sfruttare al massimo la tua soluzione video

Anche se ormai quasi tutti hanno preso dimestichezza con le videoconferenze, è importante non dare per scontato che si sentano anche a loro agio nell'usarle. Man mano che sviluppi la strategia e l'implementazione della tua soluzione video per il futuro, devi assicurarti che il personale sappia perfettamente come utilizzare questa tecnologia. Ciò implica: 

  • Offrire formazione sulle norme di comportamento per le riunioni video, che possono variare a seconda dell'area geografica e della cultura aziendale, ma che dovrebbero essere uniformate. Puoi creare una guida al galateo delle riunioni virtuali affinché tutti sappiano mostrare rispetto verso i colleghi e, in caso di riunioni esterne o con i clienti, essere brand ambassador efficaci.

  • Migliorare le competenze per l'uso del video e non solo dell'audio. In passato, molte organizzazioni finanziarie usavano solo le conferenze audio e anche adesso di frequente gli utenti spengono la webcam durante le riunioni video. Spiega ai membri del tuo team il valore delle riunioni virtuali faccia a faccia e come possono migliorare la loro esperienza d'uso scegliendo una buona webcam, regolando l'illuminazione e utilizzando gli strumenti corretti. 

  • Sviluppa linee guida per la gestione dei meeting, affinché le riunioni virtuali siano sempre efficienti e produttive.

  • Sfrutta i servizi di formazione del tuo provider video. Pexip offre formazione del personale oltre a interfacce ricche di funzioni e interamente personalizzabili. 

Per saperne di più su come Pexip può aiutarti a ottimizzare la collaborazione interna nella tua azienda, visita pexip.com/finance o contattaci oggi stesso. 

Gillian K. Dalslaaen; VP of Marketing
Gillian K. Dalslaaen
VP of Marketing
Gillian ha lavorato nella comunicazione marketing per molte aziende di tecnologia come Telenor, Tandberg, QuestbBack, Videxio e adesso Pexip. Avida utilizzatrice di video conferenze da più 15 anni, Gillian è una grande sostenitrice di quanto la potenza del video possa migliorare le comunicazioni aziendali e ridurre problematiche e costi associati ai viaggi di lavoro.

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