Trends

Tilbake på kontoret etter Covid-19

Pexip gjør det enklere å delta i videomøter

I en tid hvor videomøter er det nye normale, må en endret teknologisk brukeratferd omfavnes når vi returnerer til kontoret. Heldigvis finnes allerede teknologien som tilrettelegger for enkle og sømløse møteromsopplevelser. 

Selv før verden ble rammet av koronapandemien var Teams den raskest voksende programvaren for bedrifter som Microsoft noen gang har lansert. Med Covid-19 har bruken av Teams økt kraftig, og over hele verden ble plutselig alt av møter og samhandling for millioner av mennesker en Teams-opplevelse.

De fleste har for lengst begynt å akseptere dette som “den nye normalen”: Vi blir med i møter via bærbare PC-er og mobile enheter som enkeltpersoner, snarere enn i grupper av mennesker i videoutstyrte møterom.

Skjermbilde 2021-02-01 kl. 10.49.22Bedriftene må tilrettelegge for de nye vanene

Hva vil skje når millioner av mennesker skal tilbake til kontorene? Vil eksisterende videomøterom stå ubrukt, eller vil vi sitte i de samme rommene, men møtes via hver vår maskin? Kanskje vil organisasjonene klare å gjenvinne noe av normaliteten vi hadde før ved å fortsette den samme bruken av spesialinnredede møterom, noe som kan by på et eget sett av utfordringer.

For det er å sikre medarbeidernes trygghet; at de ikke utsettes for smitte, som vil være organisasjonenes viktigste utfordring i tilbakekomsten til kontoret. Og selv om myndighetene stadig utsteder nye retningslinjer for hvordan vi skal minimere eksponeringen for Covid-19, er det lite snakk om endringer i møtekultur og teknologisk brukeratferd. Det som er klart er at aktive tiltak for å minimere eksponering på arbeidsplassen, vil være en avgjørende faktor for å begrense spredning av viruset. 

Dette vet vi om den nye hverdagen 

I en nylig undersøkelse gjort på et Crestron Electronics-nettseminar, svarte bare 17% av respondentene at de tror alt vil bli 100% normalt, da de ble spurt om hvordan de tror det vil bli å komme tilbake på jobb om et års tid. På den annen side tror 79% at arbeidsplassen vil fungere med 30-70% kapasitet, der mange fortsatt fjernarbeider. Det er sannsynlig at denne “nye normalen” endrer måten vi jobber på, og hvordan vi bruker kontor og møtelokaler i lang tid fremover – kanskje for alltid.

For det store flertallet av organisasjoner er det nå helt vanlig å avholde Teams-møter, og etter hvert som medarbeidere vender tilbake til kontorene må vi omfavne de atferdsendringene som har utviklet seg, for slik å sikre forretningskontinuitet og at overgangen til fysiske arbeidsplasser blir så smidig som mulig.

Integrerte møteromsløsninger som smitteverntiltak

Det er enkelt for en organisasjon å sette inn tiltak for å møte retningslinjene om maksimalt antall personer i møterom i henhold til sosial distansering; ved ganske enkelt å redusere antall stoler i et rom, vil bruken endre seg tilsvarende. Langt vanskeligere er det å takle endringene i teknologisk brukeratferd: Å gå inn i et møterom for å delta i et videomøte har ikke endret seg, men teknologien der møtet holdes har absolutt gjort det. Som resultat sitter nå hundretusenvis av organisasjoner med møterom der den eksisterende videoteknologien ganske enkelt ikke fungerer med Teams-møter, noe som raskt kan føre til at de investerer i teknologi som allerede er utdatert.

En ytterligere risiko ved å bruke delte møtelokaler er at alle må bruke samme teknologi i rommet; som berøringsstyrte kontrollpaneler, taster og knapper som krever at du fysisk tar på det. Den foretrukne metoden for å delta i et videomøte er for mange å gå inn i et rom og følge sin velkjente metode: å ringe opp via en kobling, klikke på en “delta”-knapp, eller å akseptere en innkommende samtale. Når alt dette skjer på delte enheter, er det viktig å sørge for riktig desinfisering, men enda bedre er det å minimere behovet for i det hele tatt å måtte berøre denne typen utstyr.

Tips til smittevern på møterommet

  • Unngå berøring av møteromsutstyr ved å bruke QR-kode for pålogging.

  • Der QR-kode ikke er mulig, sørg for hyppig og riktig desinfisering av berøringsstyrte kontrollpanel, dørhåndtak, og andre overflater.

  • Integrere spesialutstyr i møterommene med Teams.

  • Investere i integrasjon som gjør at alle videoplattformer fungerer sømløst sammen.

Pexip løser de tekniske utfordringene

Faktisk er det relativt enkelt å takle endringene i teknologisk brukeratferd, og den nødvendige teknologien er tilgjengelig fra flere av Microsofts partnere, hvorav Pexip er én. Pexip sin Cloud Video Interop, en sertifisert løsning utviklet i samarbeid med Microsoft, gjør det mulig å bruke alle typer eksisterende videoteknologi til å bli med i et Teams-møte. I praksis planlegger man Teams-møtene sine som vanlig, og derfra vil teknologien bak kulissene sørge for kompatibilitet mellom det moderne møtet og ethvert eksisterende møterom. Deltakerne kan slik bli med i Teams-møtet fra alle slags møterom med eldre videoteknologi, eller via personlige enheter.

Slik fungerer teknologien;

  • Forenkler møter ved å gjøre ulike videomøteplattformer kompatible. 

  • Gir alle brukere tilgang på samme funksjoner: full HD-video, audio-opplevelse og deling av innhold.

  • Integrerer plattformen slik at alle brukere får samme grensesnitt/interface.

  • Skaper gode brukeropplevelser uavhengig av påloggingsenhet (mobil, desktop, tablet).

  • Tillater alle å delta i Teams-møter uavhengig av videokonferanse-system. 

  • Integrerer Teams med tradisjonell videokonferanse i møterommet.

  • Gjør eksisterende møteromsteknologi kompatibelt med One-Touch Join i Teams.

Alt om Pexip for Teams
 
Selv om vi takler utfordringen knyttet til kompatibilitet mellom systemene, er det likevel nødvendig å minimere smitterisikoen som kommer med delt teknologi og fysiske enheter. Derfor har Pexip også teknologi og funksjoner som muliggjør berøringsfri drift av alle slike rom. Med Pexip kan møtedeltakere bruke kun sine egne, personlige enheter i eksisterende møterom: Når et Teamsmøte er oppført i kalenderen, kan en deltaker koble seg til møterommet via mobilen, enten ved å velge fra en liste, eller ved å skanne en QR-kode inne i møterommet.

For mange organisasjoner vil det bli utfordrende å komme tilbake til kontoret etter Covid-19. Vi må følge myndighetenes retningslinjer og oppfordringer, og for å sikre de ansattes trygghet og virksomhetens kontinuitet er vi også nødt til å akseptere den “nye normalen” for møter og samhandling. Heldigvis finnes det allerede teknologi som kan brukes til å takle mange av disse atferdsendringene.

Kontakt oss