Comment optimiser la collaboration vidéo au sein des banques ?

Pour de nombreuses grandes banques ou institutions financières, trouver des moyens de communiquer entre membres du personnel géographiquement dispersés fait depuis longtemps partie du quotidien. Les banques et autres organisations financières ont souvent des agences et des bureaux répartis dans différentes villes, voire même sur différents fuseaux horaires, et trajets quotidiens et voyages d'affaires permettaient autrefois à leurs employés de se réunir. Ces dernières années, les téléconférences et la technologie numérique ont permis d'accroître l'efficacité de la collaboration à distance, laissant toutefois des lacunes à combler au sein de ces flux de communication, sources de nouveaux défis, tant pour les dirigeants que pour leurs employés.

L'année dernière, notre vision de la communication à distance entre collègues a presque totalement changé, et tout comme la plupart des autres secteurs, celui de la finance a dû s'adapter à des changements majeurs sur le plan des interactions professionnelles suite au Covid-19. Dans le même temps où la pandémie a obligé les travailleurs à opérer de chez eux, la numérisation s'est accélérée, avec plus d'outils de collaboration disponibles que jamais. La visioconférence est en particulier devenue une composante métier essentielle des services informatiques des grandes entreprises, et même les plus petites banques et entreprises de services financiers locales ont désormais conscience du gain de temps, d'argent, de productivité et d'efficacité que représente la visioconférence.

Alors que le personnel s'oriente vers un avenir post-pandémique du travail, à quoi ressemblera la collaboration interne des organisations financières de demain ? Et quelles stratégies de communication et solutions de visioconférence les dirigeants devront-ils mettre en place pour guider leurs employés vers le chemin de la réussite ?

Pexip FSI Ease of Use_Final

 

Comment la visioconférence offre-t-elle la flexibilité nécessaire pour accroître la productivité ? 

Tandis que les travailleurs reprennent le chemin du bureau, les entreprises adoptent différentes approches stratégiques pour permettre à certains de leurs employés de continuer à télétravailleur de chez eux. Après tout, ces dernières années nous ont démontré que le numérique nous permettait de faire bien plus que ce que nous avions imaginé, tandis que les grandes organisations financières annoncent la fermeture d'agences et des stratégies de travail plus flexible. Voici quelques-unes de leurs motivations : 

  1. Réduction des coûts. Faire fonctionner une agence coûte cher, et ces dépenses représenteraient selon McKinsey, la moitié des coûts d'exploitation de certaines banques. Déjà avant la pandémie, de nombreuses banques de détail s'étaient penchées sur les coûts fonciers associés à leurs grandes agences et s'étaient mises à chercher de nouveaux moyens pour atteindre le client directement chez lui. Pour pallier la fermeture de certaines agences ou la réduction du personnel et de l'étendue des horaires d'ouverture, certaines organisations financières utilisent la visioconférence comme moyen clé pour maintenir la communication en interne et garder le contact avec les clients, tout en faisant des économies sur les frais d'exploitation d'infrastructures physiques. Au-delà de ces frais généraux, la visioconférence permet également de faire d'importantes économies vis-à-vis des déplacements professionnels dont la nécessité tend à disparaître.

  2. Gain de temps. Les visioconférences permettent également d'économiser du temps et de réduire, voire même d'éliminer la nécessité pour les employés de banque de se rendre sur leur lieu de travail. Chez Pexip, certains de nos spécialistes produits sont appelés à couvrir des territoires étendus afin de servir des clients répartis sur 5 à 10 succursales. Auparavant, et jusqu'à la mise en place de la visioconférence, cela impliquait pour eux plusieurs heures de trajet par jour. Les marchés évoluent rapidement et, précisément lorsque vous travaillez sur différents fuseaux horaires avec des partenaires et des collègues internationaux, ce ne sont pas seulement des heures, mais des jours entiers qui peuvent être économisés en éliminant les déplacements et les trajets. Cela favorise des prises de décision, des conclusions de vente et une perception de revenus plus rapides. Utiliser la vidéo pour les interactions quotidiennes permet d'élargir et d'accélérer l'accès aux clients existants et potentiels.

  3. Rationalisation des workflows entre les clients et le personnel. La vidéo permet aux organisations d'offrir une portée plus large à leurs experts afin de fournir une meilleure expérience client, partout dans le monde. Il existe des situations dans lesquelles le parcours client nécessite d'avoir recours à des transferts entre collègues, en fonction de leur spécialisation, de leur expérience ou de leur expertise ; un processus qui peut être simplifié par l'utilisation de la visioconférence. Les membres clés du personnel, souvent ceux spécialisés dans une gamme de produits ou profitant d'une relation établie avec les clients, peuvent ainsi se rendre disponibles pour plus d'une seule agence à la fois, conduisant à un gain d'efficacité parmi le personnel et à l'amélioration de l'expérience client. D'après Andy Masters, a partner at Deloitte, « les clients constituent l'élément perturbateur, à l'ère de l'immédiateté, des changements constants et de l'accumulation des choix. Ceci étant, comment les banques parviennent-elles à se distinguer pour rester dans la course ? »

  4. Recrutement et intégration de nouveaux employés. Dans le domaine des services financiers, mais aussi dans tous les autres secteurs, le recrutement se veut un processus constant et continu qui implique une communication ciblée. La vidéo peut se révéler un puissant outil pour votre équipe RH, en lui permettant d'atteindre et d'embaucher des employés, mais aussi de gérer les relations, sans devoir passer par des entretiens en personne. Par ailleurs, utiliser la vidéo pour le recrutement vous donne accès à un vivier plus étendu de talents qui permettra à votre organisation de recruter les meilleurs dans leur domaine, où qu'ils se trouvent dans le monde. Disposer d'un plus large accès à cette main-d'œuvre diversifiée est susceptible de vous procurer un avantage en matière d'innovation et de croissance. Le travail à distance favorise également l'adaptabilité culturelle des employés, tout en vous aidant à construire, à intégrer et à soutenir une équipe diversifiée et taillée pour votre service ou votre agence. La vidéo est également un outil important pour la formation, les procédures d'intégration et pour garantir l'engagement des employés, d'où qu'ils travaillent.

  5. Flexibilité pour le personnel. Un environnement de travail plus flexible rend les organisations plus attrayantes pour davantage de talents et limite le renouvellement du personnel. Prenons l'exemple de l'un de nos clients du secteur bancaire dont le taux de maintien des salariés en poste s'est amélioré grâce à l'introduction de solutions optimisées de visioconférence. Cette banque faisait face à un renouvellement des employés approximativement tous les 18 mois. À partir du moment où les spécialistes se sont vus offrir l'option de réaliser leurs réunions de manière virtuelle, le taux moyen de renouvellement du personnel a significativement chuté, avec des employés restant en poste pour une durée d'environ 36 mois. La réduction du taux de renouvellement est synonyme de diminution des coûts liés à l'intégration et à la formation du personnel, tandis que des employés plus expérimentés sont souvent plus à même de générer des revenus plus élevés.

Que votre organisation s'oriente vers un modèle de fonctionnement hybride ou qu'elle cherche simplement des moyens d'améliorer sa communication (et de réduire les déplacements) entre divers bureaux et agences dispersés sur le plan géographique, la visioconférence est, et demeurera, un élément essentiel de votre stratégie de collaboration et de communication. Toutefois, le simple fait d'avoir accès à la visioconférence ne suffit pas, votre solution doit être conçue et déployée de façon à être uniforme et facile à utiliser à tout instant. 

Employée du secteur des finances utilisant la visioconférence

Pourquoi l'interopérabilité et les fonctionnalités d'accès simplifié sont-elles essentielles à une collaboration virtuelle productive ?

Pour de nombreuses organisations, la pandémie a entraîné l'adoption du jour au lendemain de la visioconférence et d'autres outils de collaboration, qui leur ont parfois permis de relever les défis existants, mais en ont aussi parfois créé de nouveaux. De nombreux logiciels de visioconférence achetés sous le coup de la panique durant la pandémie l'ont été par « facilité », et dans la plupart des cas, ceux-ci ne respectent pas les normes de sécurité et de confidentialité des données. Dans certaines organisations où l'on utilise jusqu'à trois solutions de visioconférence différentes, le workflow est devenu complexe et frustrant pour de nombreux utilisateurs, et du temps et de l'énergie sont gâchés pour tenter de faire fonctionner la technologie, plutôt que de se concentrer sur les conversations et les missions ; une approche susceptible de compromettre les réunions à enjeux élevés comme les argumentaires de vente et les discussions relatives aux investissements. 

La clé d'une solution de visioconférence efficace, productive et sans tracas est l'interopérabilité. Cette fonctionnalité essentielle permet aux solutions de visioconférence de fonctionner harmonieusement entre elles, et est fondamentale pour organiser des réunions virtuelles productives. Les solutions interopérables de Pexip vous fournissent une « passerelle », qui permet de connecter différents matériels et services vidéo afin que votre équipe puisse rejoindre rapidement les réunions où qu'elle se trouve, et à partir de n'importe quel service de visioconférence, dont Microsoft Teams et Google Meet. 

Cette composante, associée aux fonctionnalités d'accès en un clic permet aux employés de se connecter rapidement aux réunions en interne, comme en externe, depuis n'importe quel appareil ou navigateur, que ce soit par le biais de l'équipement de visioconférence installé dans les locaux de leur agence ou d'un ordinateur portable posé sur la table de leur cuisine. Pexip propose également des options d'accès sans contact pour lesquelles il suffit de scanner un QR code pour participer à la réunion ; une fonctionnalité que l'on pourrait considérer comme essentielle à la stratégie sanitaire et de sécurité de toute entreprise opérant dans ce monde post-pandémique. 

Opter pour une solution interopérable peut également faciliter le processus de retour au bureau de votre équipe, tout en faisant des économies vis-à-vis des investissements liés aux anciens équipements de visioconférence. Et si vos locaux disposent déjà d'une infrastructure de salle de conférence en place, Pexip vous permet de participer aux réunions via des services logiciels vidéo paramétrés pour s'adapter aux équipements existants. Cela signifie que vous n'avez rien à installer de nouveau et que votre équipe peut reprendre ses activités là où elle les avait laissées. Si vous vous tournez vers la solution sur site (auto-hébergée) Infinity de Pexip, vous pourrez également connecter d'anciens appareils de votre réseau d'entreprise (qui pourraient ne pas prendre en charge le cryptage de façon indépendante) et activer le chiffrement lorsque vous vous connecterez à des appareils externes compatibles. Tout ceci mis bout à bout, vous obtenez une expérience de réunion sécurisée et fluide.

 


 

Visioconférences APG

Étude de cas : APG

Basée aux Pays-Bas, APG est la plus grande entreprise de prévoyance retraite en Europe. Elle compte environ 3 000 employés travaillant depuis les Pays-Bas, Hong Kong et New York. En 2020, au début de la pandémie de Covid-19, 80 % d'entre eux travaillaient depuis leur domicile. Un système capable d'intégrer du matériel Cisco, Microsoft Teams et des salles de réunion virtuelles dans une seule et même solution harmonieuse leur est donc devenu indispensable. Les opérations d'APG entrant dans le cadre du secteur financier européen, toute nouvelle solution devait, de façon logique, également respecter des exigences réglementaires strictes en termes de protection des données.

Pexip a permis à APG de réutiliser son matériel existant pour ses réunions sécurisées tout en améliorant l'expérience des travailleurs sur site, à distance et à l'étranger. Grâce à sa plateforme auto-hébergée Infinity, Pexip est parvenue à aider favorablement APG à créer un environnement virtuel harmonieux intégrant les appareils Cisco et outils MS Teams. Cette approche a permis d'améliorer l'expérience, la connectivité et l'efficacité des employés sur site, à distance et à l'étranger. Dans le même temps, la solution a permis de garantir la conformité réglementaire, sans compromettre l'expérience utilisateur.


« L’interopérabilité de Pexip avec Teams et le matériel Cisco a mieux répondu à nos besoins que d'autres solutions potentielles. Nous apprécions également la présence de solides fonctionnalités de connexion et de conformité qui nous permettent de satisfaire à nos besoins en matière de visioconférence depuis une seule plateforme sécurisée. » - Patrick de Klerk, ingénieur système pour APG, la plus grande entreprise de prévoyance retraire aux Pays-Bas et en Europe

Poursuivez la lecture de l'étude de cas ici

 


 

Quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre solution de visioconférence en favorisant son adoption parmi vos employés

Il est important de ne pas supposer que, par le simple fait que la plupart des individus sont désormais plus familiers de la visioconférence, ils sont forcément à l'aise avec elle. Tandis que vous élaborez votre stratégie et procédez à la mise en place de votre solution de visioconférence évolutive, assurez-vous que votre personnel est correctement formé aux bonnes pratiques associées à l'utilisation de cette technologie. Cela inclut : 

  • La formation aux bonnes pratiques de visioconférence. Ces pratiques peuvent varier en fonction de la zone géographique et de la culture de l'entreprise, mais leur uniformisation est conseillée. Vous pouvez créer un guide de la visioconférence type afin de former chaque collègue à agir avec respect, et dans le cas de réunions externes ou avec des clients, à se présenter en tant qu'ambassadeur de votre société.

  • Un rappel des bonnes habitudes afin d'être vu, et pas uniquement entendu. De nombreuses organisations financières se contentaient autrefois d'utiliser la téléconférence, et désactivent encore aujourd'hui souvent la caméra lors des visioconférences. Expliquez à votre équipe l'intérêt des réunions en face à face et orientez-la sur la manière d'optimiser son expérience en utilisant la bonne caméra, le bon éclairage et les bons outils. 

  • Le développement d'instructions sur la manière d'animer une réunion, qui permettront d'assurer l'efficacité et la productivité des entrevues virtuelles.

  • L'utilisation des services de formation du fournisseur de votre solution de visioconférence. Pexip propose de former votre personnel, et offre des interfaces riches en fonctionnalités, entièrement personnalisables. 

Pour en savoir plus sur la manière dont Pexip peut permettre à votre organisation d'optimiser sa collaboration interne, consultez la page pexip.com/fr/finance ou contactez-nous dès aujourd'hui. 

Gillian K. Dalslaaen; VP of Marketing
Gillian K. Dalslaaen
VP of Marketing
Gillian a une grande expérience marketing au sein d’entreprises de télécommunications telles que Telenor, Tandberg, QuestBack, Videxio et Pexip. Utilisatrice régulière de services de vidéoconférence depuis 15 ans, elle est une avocate des bénéfices de la vidéo dans l’efficacité des communications d’entreprise et la réduction des coûts liés aux déplacements.

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