Para muchas grandes instituciones financieras, encontrar formas de comunicarse a través de una fuerza laboral dispersa geográficamente ha sido durante mucho tiempo parte de la actividad diaria. Los bancos y otras organizaciones financieras a menudo tienen sucursales y oficinas en varias ciudades e incluso en diferentes zonas horarias y, en el pasado, dependían de los desplazamientos diarios y de los viajes de negocios para reunirse con sus compañeros. En años más recientes, las teleconferencias y la tecnología digital han aumentado la eficiencia de la colaboración remota, pero se han mantenido brechas en estos flujos de comunicación, creando desafíos tanto para los líderes como para los empleados.
El año pasado cambió casi todo en lo que respecta a cómo pensamos en relación a la comunicación remota con los compañeros y, junto con la mayoría de los demás sectores, el sector financiero ha tenido que adaptarse a cambios importantes en la interacción en el lugar de trabajo como resultado de la COVID-19. Al mismo tiempo que la pandemia obligaba a los trabajadores a trasladar sus oficinas a casa, la digitalización se aceleraba, con más herramientas de colaboración disponibles que nunca. Especialmente, las videoconferencias se han convertido en un componente fundamental para el negocio de la TI de todas las organizaciones importantes, e incluso los bancos locales más pequeños y las empresas de servicios financieros han visto cómo las videoconferencias pueden ahorrarles tiempo y dinero, al tiempo que aumentan la productividad y la eficiencia.
A medida que la fuerza laboral se desplaza hacia un futuro laboral posterior a la pandemia, ¿cómo será la colaboración interna de las organizaciones financieras? ¿Y cómo pueden los líderes implementar una estrategia de comunicación y una solución de videoconferencia que ayude a los empleados a tener éxito? Cómo las videoconferencias proporcionan la flexibilidad para aumentar la productividad
Cómo las videoconferencias proporcionan la flexibilidad para aumentar la productividad
A medida que los trabajadores regresan a la oficina, las empresas están adoptando diferentes enfoques de políticas para permitir que algunos empleados continúen trabajando desde casa. Después de todo, el año pasado ha demostrado que se puede hacer mucho más digitalmente de lo que jamás se imaginó, y las principales organizaciones financieras están anunciando cierres de sucursales y políticas de trabajo más flexibles. Aquí se indican algunas razones para hacerlo:
- Costes reducidos. Dirigir una sucursal es caro y representa la mitad de los costes operativos de algunos bancos, según McKinsey. Antes de la pandemia, muchos bancos minoristas ya estaban considerando seriamente los costes inmobiliarios asociados con sus grandes sucursales y buscando más formas de llegar a los clientes en casa. Al cerrar algunas ubicaciones o reducir la cantidad de personal y los horarios de apertura, algunas organizaciones financieras están utilizando las videoconferencias como un medio clave para mantener las comunicaciones internas y el contacto con los clientes, al tiempo que ahorran en los costes de ejecución de operaciones físicas. Y además de los costes generales de dirigir una oficina física, las videoconferencias pueden ahorrar grandes cantidades de dinero al reducir o eliminar la necesidad de viajes de negocios.
- Ahorro de tiempo. Las videoconferencias también ahorran tiempo y reducen o eliminan la necesidad de que los empleados del banco se desplacen para ir al trabajo. Para algunos de nuestros clientes en Pexip, muchos de los especialistas en productos abarcan grandes territorios y atienden a clientes en cinco a diez sucursales. Esto solía significar viajar durante horas todos los días, hasta que implementaron la videoconferencia. Los mercados cambian rápidamente y, especialmente, cuando se trabaja en distintas zonas horarias con socios y colegas globales, se pueden ahorrar no solo horas, sino días completos al eliminar la necesidad de viajes y desplazamientos, lo que significa una vía más rápida para la toma de decisiones, el cierre de acuerdos y los ingresos. El uso de vídeo para las interacciones diarias brinda un acceso mayor y más rápido a los clientes existentes y potenciales.
- Optimización de los flujos de trabajo entre clientes y personal. El vídeo permite a las organizaciones proporcionar a sus talentos expertos un alcance más amplio para ofrecer una mejor experiencia al cliente en cualquier parte del mundo. Hay situaciones en las que el recorrido del cliente requiere traspasos entre compañeros en función de las especializaciones, la antigüedad o la experiencia, un proceso que se puede simplificar mediante el uso de videoconferencias. Los miembros clave del personal, a menudo los que se especializan en una línea de productos o con una relación establecida con ciertos clientes, pueden estar disponibles en más de una sucursal a la vez, lo que hace que el trabajo sea más eficiente para el personal y, al mismo tiempo, mejora la experiencia del cliente. Según Andy Masters, socio de Deloitte, "los clientes son la fuerza disruptiva, en la era de la inmediatez, el cambio constante y las opciones abrumadoras. ¿Cómo se diferencian los bancos para seguir siendo relevantes?"
- Reclutamiento e incorporación. Para los servicios financieros y todos los demás sectores, la contratación es un proceso constante y continuo que implica una comunicación precisa. El vídeo puede ser una herramienta poderosa para tu equipo de recursos humanos, permitiéndoles contactar, contratar y administrar las relaciones con los empleados sin la necesidad de reuniones en persona. Además, el uso de vídeos para la contratación puede proporcionarle a tu organización acceso a un grupo de talentos más amplio para contratar a las mejores personas del mundo, sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Tener acceso a esta fuerza laboral más amplia y diversa puede ofrecerle a tu organización una ventaja en lo que respecta a la innovación y el crecimiento. Las opciones de trabajo remoto también pueden aumentar la adaptabilidad cultural de los empleados, ayudándote a construir, incorporar y dar soporte a un equipo diverso y optimizado para tu departamento o sucursal. El vídeo también es una herramienta importante para la capacitación, los procesos de incorporación y mantener a los empleados comprometidos independientemente de dónde estén trabajando.
- Flexibilidad para el personal. Un lugar de trabajo más flexible puede hacer que las organizaciones sean más atractivas para un grupo más amplio de talentos y también puede reducir la rotación. En el caso de un cliente bancario de Pexip, las tasas de retención de personal aumentaron gracias a la introducción de soluciones de vídeo optimizadas. Este banco estaba experimentando una rotación de empleados después de aproximadamente 18 meses. Una vez que se les dio a los especialistas la opción de realizar reuniones de manera virtual, la tasa de rotación promedio disminuyó significativamente y los empleados permanecieron en la organización durante aproximadamente 36 meses. Una tasa de rotación de empleados reducida puede dar como resultado menores costes asociados a la incorporación y la capacitación, y los empleados más experimentados a menudo están en una mejor posición para generar mayores ingresos.
Tanto si tu organización está planeando un modelo de trabajo híbrido o si simplemente está buscando mejores formas de comunicarse (y reducir los viajes) a través de sucursales y oficinas geográficamente dispersas, la videoconferencia es y seguirá siendo un elemento fundamental para tu comunicación y estrategia de colaboración. Y no basta con tener la posibilidad de realizar reuniones en vídeo; debe diseñarse e implementarse de manera que la participación y el uso de las videoconferencias sean simples y sin interrupciones, en todo momento.
Por qué la interoperabilidad y la facilidad de uso son clave para una colaboración virtual productiva
Para muchas organizaciones, la pandemia creó una adopción de las videoconferencias y otras herramientas de colaboración nuevas de la noche a la mañana, que a veces resolvieron sus dificultades pero otras veces crearon otras nuevas. Muchas soluciones de software para videoconferencias que se compraron por el pánico durante la pandemia fueron una "solución rápida" y, en muchos casos, no cumplen con los estándares de seguridad y privacidad de los datos. Algunas organizaciones utilizan hasta tres soluciones de vídeo diferentes y el flujo de trabajo se vuelve complejo y frustrante para muchos usuarios; se desperdicia tiempo y energía en hacer que la tecnología funcione, en lugar de centrarse en las conversaciones y tareas e incluso ponen en peligro reuniones importantes como propuestas comerciales y conversaciones sobre inversiones.
La clave para una videoconferencia empresarial eficiente, productiva y sin estrés es la interoperabilidad. Esta característica fundamental permite que las soluciones de videoconferencia funcionen a la perfección entre sí y es fundamental para albergar reuniones virtuales productivas. Las soluciones de interoperabilidad de Pexip proporcionan una "puerta de enlace" que conecta diferentes servicios de hardware y vídeo, lo que facilita que tu equipo se una a reuniones rápidamente desde cualquier lugar y desde cualquier servicio de videoconferencia, incluidos Microsoft Teams, Google Meet y otros.
Esto, además de las funciones de unión con un solo toque permite a los empleados conectarse rápidamente a reuniones internas y externas desde cualquier dispositivo o navegador, ya sea a través de equipos de videoconferencia en la sala de conferencias de la oficina o un portátil en la mesa de la cocina. Pexip también ofrece opciones de unión sin contacto mediante el escaneo de un código QR para unirse a una reunión, que, en el mundo posterior a una pandemia, puede verse como una característica vital para la estrategia de salud y seguridad de cada organización.
La elección de una solución interoperable también puede ayudar a que el regreso de tu equipo a la oficina sea un proceso más sencillo, a la vez que ahorra dinero en inversiones en equipos de videoconferencia heredados. En las oficinas que ya cuentan con una infraestructura de sala de conferencias, Pexip te permite unirte a las reuniones en los servicios de software de vídeo recién adaptados en el equipo existente. Esto significa que no necesitas comprar ni instalar nada nuevo, y tu equipo puede retomarlo donde lo dejó. Si eliges nuestra solución local Pexip Infinity (autohospedada), también podrás conectar dispositivos heredados en la red corporativa (que puede que no sea compatible de forma independiente con el cifrado) y habilitar el cifrado cuando te conectes a dispositivos externos que sí admitan cifrado. Todo esto conduce a una experiencia de reunión segura y sin fricciones.
Caso de estudio: APG
APG, con sede en los Países Bajos, es el mayor proveedor de pensiones de Europa. Aproximadamente 3000 empleados de APG trabajan en los Países Bajos, Hong Kong y Nueva York. Al inicio de la pandemia COVID-19 en 2020, el 80 % de los empleados de APG trabajaban desde casa. Necesitaban un sistema que pudiera integrar hardware de Cisco, Microsoft Teams y salas de reuniones virtuales, todo en una solución perfecta. Con APG operando en el sector financiero europeo, cualquier nueva solución naturalmente también necesitaría cumplir con estrictos requisitos normativos en términos de protección de datos.
Pexip permitió a APG usar su hardware existente para reuniones seguras mientras mejoraba la experiencia de reuniones de empleados en la oficina, empleados remotos y trabajadores en el extranjero. Utilizando la plataforma Pexip Infinity autohospedada, Pexip ayudó con éxito a APG a crear un entorno de reunión virtual sin interrupciones en dispositivos MS Teams y Cisco. Esto mejoró la experiencia de los empleados, la conectividad y la eficiencia entre los trabajadores en la oficina, remotos y en el extranjero. Al mismo tiempo, la solución aseguró el cumplimiento normativo sin comprometer la experiencia del usuario.
"La interoperabilidad de Pexip entre Teams y Cisco cumplió nuestras necesidades mejor que otras posibles soluciones. También apreciamos que se incluyan sólidas capacidades de marcado y cumplimiento para poder satisfacer todas nuestras necesidades de reuniones virtuales desde una única plataforma segura". - Patrick de Klerk, ingeniero de sistemas de APG, el mayor proveedor de pensiones de los Países Bajos y Europa
Lee el estudio de caso completo aquí.
Algunos consejos para impulsar la adopción entre los empleados y aprovechar al máximo tu solución de vídeo
Es importante no asumir que solo porque la mayoría de las personas se han familiarizado con las videoconferencias, necesariamente se sienten cómodos usándolas. A medida que creas tu estrategia y la implementación de una solución de vídeo preparada para el futuro, asegúrate de que tu personal esté bien capacitado en las prácticas recomendadas para el uso de esta tecnología. Esto incluye:
- Formación en el protocolo de las videoconferencias. Esto puede variar según la cultura geográfica y organizativa, pero debe estandarizarse. Puedes crear una guía de protocolo de reuniones virtuales para que todos estén formados para ser un compañero respetuoso y, en el caso de reuniones externas o con clientes, un embajador de la marca correcto.
- Perfeccionamiento de las prácticas recomendadas para ser visto y no solo escuchado. En el pasado, muchas organizaciones financieras solo usaban teleconferencias e, incluso ahora, a menudo apagan la cámara para las videoconferencias. Enséñale a tu equipo el valor de las reuniones virtuales cara a cara y cómo pueden optimizar su experiencia mediante el uso correcto de la cámara, la iluminación y las herramientas.
- Desarrolla directrices sobre cómo organizar una reunión, lo que ayudará a que las reuniones virtuales sean eficientes y productivas.
- Utiliza los servicios de formación de tu proveedor de vídeo. Pexip ofrece formación al personal, así como interfaces repletas de funciones y totalmente personalizables.
Para obtener más información sobre cómo Pexip puede ayudar a tu organización a aprovechar al máximo la colaboración interna, visita pexip.com/es/finance o ponte en contacto con nosotros hoy.