Unabhängig davon, ob Sie ein Neuling in Sachen Videokonferenzen sind oder einfach nur alles aus ihnen herausholen möchten, haben wir hier ein paar Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen können. Mit etwas Planung können Sie Ablenkung durch technische Probleme vermeiden und Ihre Meetings so produktiv wie möglich gestalten.
Genau diese Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie sich auf die nächste Videokonferenz vorbereiten:
Was ist der Zweck meines Meetings?
Zuallererst sollten Sie sich fragen, ob das Meeting wirklich notwendig ist. Mit der zunehmend verbreiteten Nutzung von Hubs für die Teamzusammenarbeit, wie Microsoft Teams und Slack, reicht möglicherweise ein kurzer Gruppenchat, anstatt wertvolle Zeit in den Kalendern Ihrer Teilnehmer zu blockieren.
Virtuelle Meetings bieten eine hervorragende Möglichkeit, um mit anderen Teilnehmern zu interagieren, egal, wo sie gerade sind. Sie gewinnen schnell einen Überblick über die „anwesenden“ Teilnehmer, können auf Körpersprache reagieren und eine engere, persönlichere Beziehung aufbauen, wenn Sie die Teilnehmer am anderen Ende sehen. Unabhängig davon, ob Sie ein informelles Team-Meeting oder eine wichtige Konferenz planen, überlegen Sie, wie Sie mit Videokommunikation das Erlebnis verbessern können.
Wer wird an dem Meeting teilnehmen?
Möchten Sie Ihren Chef für eine wöchentliche 1:1-Besprechung anrufen oder ein Webinar mit mehr als 100 Teilnehmern hosten? Unabhängig von der Größe des Meetings sollten Sie die Bedürfnisse der anderen Teilnehmer berücksichtigen und überlegen, wie Sie eine reibungslose Erfahrung für sie schaffen können. Bedenken Sie beispielsweise zeitliche Beschränkungen, wer teilnehmen wird, welche Rolle die Teilnehmer spielen und die Meeting-Struktur. Fragen Sie sich, ob ein virtueller Meeting-Raum (VMR) ausreicht oder ob Sie die Sitzung als Live-Stream planen und aufzeichnen sollten, um sie für ein breiteres Publikum verfügbar zu machen. Mit einer soliden Planung und der Einhaltung dieser Planung werden Sie viel eher den Respekt Ihrer Kollegen verdienen.
Wo befinden sich die Teilnehmer und wie werden Sie an Ihrem Meeting teilnehmen?
Werden die Teilnehmer überwiegend von zu Hause aus teilnehmen und über einen Webbrowser anrufen? Werden Teilnehmer von einem Huddle-Room aus anrufen, der mit neuester AV-Systemtechnik ausgestattet ist? Oder vielleicht sogar von unterwegs über ein Smartphone?
Die heutige Dezentralisierung der Mitarbeiter führt dazu, dass wir mehr denn je und über eine Vielzahl von Geräten kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Videokonferenzlösung mit dieser Entwicklung mithalten kann. Wählen Sie ein System, mit dem Benutzer mit jedem Gerät und von überall teilnehmen können und das Produktivitätstools bietet, die sich nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren lassen, von Kalenderintegrationen zu Chats.
Ist meine Umgebung für Videokommunikation geeignet?
Stellen Sie sicher, dass die anderen SIE sehen. Vermeiden Sie einen überladenen Hintergrund, der die Teilnehmer von dem ablenken könnte, was Sie zu sagen haben. Sorgen Sie für eine aufgeräumte, professionelle und einfache Umgebung. Denken Sie an die Beleuchtung, damit andere Ihr freundliches Gesicht auch sehen können. Wenn sich ein Fenster hinter ihnen befindet, müssen Sie möglicherweise die Jalousie herunterlassen, um die Hintergrundbeleuchtung zu reduzieren, andernfalls sehen die Teilnehmer Sie als dunkle Silhouette.
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Haben Sie Ihr Videosystem getestet?
Das Wichtigste ist testen, testen, testen. Stellen Sie vor Ihrer Videokonferenz sicher, dass die Kamera richtig ausgerichtet, die Lautstärke richtig eingestellt und das Mikrophon nicht stumm geschaltet ist, und dass Sie Inhalte teilen können und Zugriff auf die Teilnehmerliste haben. So vermeiden Sie unangenehme Anpassungen während des Meetings, die Sie und die anderen vom eigentlichen Gespräch ablenken.
Und vergessen Sie nicht die allgemeinen Regeln, die für alle Meetings gelten, wie z. B. Blickkontakt aufnehmen, deutlich sprechen und alle Teilnehmer in das Gespräch einbeziehen. Vergessen Sie auch nicht, dass die anderen während der Videokonferenz sehen können, wenn Sie Ihr Telefon überprüfen oder auf eine E-Mail antworten. Versuchen Sie, Multi-Tasking während des Meetings auf ein Minimum zu reduzieren. Virtuelle Meetings bieten eine ausgezeichnete Möglichkeit, um mit Ihren Kollegen an unterschiedlichen Standorten in Kontakt zu bleiben. Mit etwas Vorbereitung können virtuelle Meetings genauso effektiv sein wie persönliche Besprechungen.
